会議中にスマホを見る人がいると、会議が妙にゆるくなります。その人が私であることも多かった。チームで会議中のスマホのルールを決めてから会議の時間が短くなったのですが、ルールそのものより、ルールを決める過程が効いていました。
会議中のスマホは、見る人が聞き逃すだけでなく、会議全体を浅くします。ひとりがスマホを見れば他の人も見て、話す人は聞く人がいないと感じて言葉を減らし、決定が先送りされます。いちばん効くのは、チームで一緒にルールを決めることです。会議の始めにスマホを真ん中に伏せて置く、会議の時間を30分に縮める、スマホが必要な会議とそうでない会議を分ける。ルールがなければ、ひとりでもスマホをかばんに入れて紙に書くことから始められます。
三つ起きます。ひとつ目、本人が聞き逃します。スマホを見ていた30秒のあいだに出た話は聞いておらず、あとでその内容が決定の根拠になると、ついていけません。ふたつ目、隣の人も見ます。ひとりがスマホを出せば、他の人も出していい空気になります。三つ目、話す人が言葉を減らします。聞く人がスマホを見ていれば、話す人は説明を減らし、説明が減れば決定が先送りされ、先送りされた決定は次の会議を生みます。会議中のスマホが会議を増やす理由です。
| ルール | 方法 | 効果 | 注意 |
|---|---|---|---|
| 真ん中に伏せて置く | 会議の始めに全員がスマホをテーブルの真ん中へ画面を下に | 取り出す敷居が生まれる。互いに見える | 急ぎの連絡は音をオンに |
| 30分会議 | 会議の基本の長さを30分に | 短ければスマホを見る隙がない | 議題を先に決める必要がある |
| スマホが必要な会議を分ける | 資料をスマホで見なければいけない会議だけ許可 | 残りの会議はスマホなしで | 区分を会議の招待に書く |
| ノートPCも閉じる | 記録係ひとりだけ開く | スマホだけ止めてノートPCを開けば同じ問題 | 記録係は交代で |
| オンライン会議のカメラ | カメラオンを基本に | 見えていれば別の画面を見にくい | 強制ではなく合意で |
ルールを上から下ろすと反発が生まれ、反発はこっそり見ることにつながります。会議をひとつ取って、ルールを一緒に決めるほうがいい。質問は二つで足ります。会議中のスマホで困ったことはあるか、そして、私たちはどんなルールなら守れるか。ほとんどのチームで、最初の質問にみんながあると答え、二番目の質問で、真ん中に伏せて置くあたりに落ち着きます。
ルールより決める過程が効く理由は、その会議で、全員が同じ問題を抱えていたと確かめられるからです。私はその会議のあと、スマホを取り出そうとすると隣の人の目が見えました。ルールではなくその目が、スマホをしまわせたのです。
オンライン会議は、スマホではなく別のウィンドウが問題です。会議のウィンドウだけ残して他を閉じることが、会議室でスマホをかばんに入れることに当たります。
Sumbiのバディは、一緒に潜る相棒です。同僚をバディに決めて会議の時間だけ一緒に潜れば、ふたりともスマホを手放した状態で会議に入り、終われば互いに通知が行きます。ルールを決める会議の代わりに、一緒に下りていく方法もあります。
バディと潜る →会議中にスマホを何度も見てしまうなら、スマホの問題である前に、会議の問題かもしれません。自分と関係がないか、長すぎるか、決定のない会議です。そういう会議はスマホのルールでは直りません。会議を減らすか、出席者を減らすのが答えです。
会議の基本の長さを一時間から30分に変えたチームが共通して言うのは、スマホを見る隙がなくなったということです。短ければ議題が決まり、議題が決まれば上の空が減り、上の空が減ればスマホが減ります。
会議が終わったら、溜まった通知を見ます。それは大丈夫です。問題は会議中であって、会議のあとではありません。会議のあとの5分はスマホを見ていい時間と決めておけば、会議中に我慢するのが楽になります。
手放した日の一行。スマホをかばんに入れて入った会議で、初めて議事録なしに内容が思い出せました。聞き逃したものがないから、記憶が残ったのです。
この記事は一般的な情報であり、医学的な助言ではありません。睡眠や日常生活への支障が続く場合は、専門家にご相談ください。
Sumbi